Franse e-facturatieplicht: PrestaShop conform maken

Waarom uw huidige pdf-factuur niet volstaat

Frankrijk voert een verplichting tot elektronisch factureren in. Verkoopt u aan Franse klanten, dan raakt die Franse hervorming ook uw PrestaShop-webshop. Het misverstand dat wij het vaakst tegenkomen: "ik stuur al pdf-facturen, dus ik ben er klaar voor".

Een elektronische factuur in de zin van de Franse regeling is geen pdf. Het is een gestructureerd, machineleesbaar document dat via een erkend platform wordt verstuurd. Het meest gebruikte formaat in Frankrijk, Factur-X, is een PDF/A-3 met een genormeerd XML-bestand erin. De pdf blijft leesbaar voor mensen; de XML is wat juridisch wordt uitgewisseld.

PrestaShop genereert zijn facturen met PDF/HTMLTemplateInvoice.php en levert daarmee een gewone pdf op. Geen enkele standaardversie van PrestaShop produceert uit zichzelf een Factur-X.

Twee regimes die u niet moet verwarren

Dit onderscheid wordt het slechtst uitgelegd en bepaalt toch de hele aanpak.

B2B-verkopen vallen onder elektronische facturatie in strikte zin: de factuur moet via een erkend platform lopen dat haar bij de koper en bij de belastingdienst aflevert.

B2C-verkopen vallen onder e-reporting: u stuurt de particuliere klant geen gestructureerde factuur, maar u moet de transactiegegevens periodiek aan de belastingdienst doorgeven.

De overgrote meerderheid van de PrestaShop-webshops verkoopt B2C, met een groter of kleiner aandeel B2B. In de praktijk betekent dat: de meeste webshops moeten beide regimes afhandelen, via verschillende technische ketens.

Wat er werkelijk ontbreekt in uw database

Inventariseer eerst uw gegevens en kies daarna pas een tool. Een gestructureerde factuur vraagt om velden die PrestaShop niet altijd verzamelt.

Identificatie van de zakelijke koper. Het Franse SIREN- of SIRET-nummer wordt bepalend voor de routering van B2B-facturen. PrestaShop bewaart wel het btw-identificatienummer (vat_number op het adres en op de klant), maar geen SIRET. Dat veld moet u toevoegen en, belangrijker nog, verplicht stellen bij het bestellen door zakelijke klanten.

Een betrouwbaar onderscheid tussen B2B en B2C. Veel webshops beschouwen een klant als zakelijk zodra er een bedrijfsnaam is ingevuld. Dat is te mager. U hebt een expliciet criterium nodig, meestal in de vorm van een aparte klantengroep.

Btw-detail per regel. De XML vereist het btw-tarief en het btw-bedrag per regel, plus de vermeldingen bij vrijstelling. Webshops die intracommunautair verleggen of buiten de Unie leveren, moeten controleren of de bijbehorende wettelijke vermelding correct wordt meegegeven.

Nummering. De factuurreeks moet doorlopend zijn, zonder gaten. Webshops die zijn gemigreerd of meerdere factuurmodules gebruiken, hebben vaak onderbrekingen in de reeks die eerst moeten worden hersteld.

De technische breekpunten

Drie situaties blokkeren het aansluiten van een connector standaard:

• Een override op HTMLTemplateInvoice. Komt vaak voor zodra een bureau de factuur heeft aangepast. De connector herkent de verwachte structuur niet meer.
• Een externe factuurmodule die de native generatie volledig vervangt. Dan moet u nagaan of de leverancier een aangepaste versie plant; zo niet, dan wisselt u van tool.
• Multistore, wanneer meerdere juridische entiteiten op één installatie draaien. Elke entiteit moet apart worden aangesloten.

Het plan voor naleving

1. Doorlicht de bestaande gegevens. Hoeveel B2B-orders, welk aandeel zakelijke klanten zonder ingevuld btw-nummer, welke onderbrekingen in de factuurreeks.
2. Kies het platform. Dat is net zozeer een boekhoudkundige als een technische beslissing: uw accountant en uw boekhoudpakket horen erbij betrokken te zijn. De PrestaShop-connector kiest u daarna, niet andersom.
3. Vul de gegevensverzameling aan. SIRET toevoegen, de zakelijke klantengroep betrouwbaar maken, de btw-tarieven per regel controleren.
4. Ruim de facturatie-overrides op die het injecteren van de XML in de weg staan.
5. Test op echte bestellingen: B2B Frankrijk, B2C Frankrijk, B2B intracommunautair, verkoop buiten de Unie, creditnota en gedeeltelijke terugbetaling. Op creditnota's loopt het bij de meeste implementaties mis.
6. Regel de archivering. Gestructureerde facturen moeten de volledige wettelijke termijn bewaard en opvraagbaar blijven.

De juiste planning

De klassieke valkuil is dit behandelen als een module die u de dag voor de deadline installeert. Het opschonen van gegevens kost veel meer tijd dan de technische aansluiting: ontbrekende SIRET-nummers aanvullen in een bestaand klantenbestand vraagt om een aparte campagne.

Begin met de audit van uw gegevens, ook als het platform nog niet is gekozen. Dat werk is nuttig, welke oplossing u uiteindelijk ook kiest.

Draait uw webshop nog op een oude versie, dan is dit traject een goed moment om ook de versievraag te beantwoorden: zie ons artikel over het einde van de ondersteuning van PrestaShop 8.

Uw factuurketen laten doorlichten

Wij controleren uw factuurgegevens, lossen de blokkerende punten op en integreren de gekozen connector. Bekijk ons aanbod voor webshopbeheer.

Dit artikel beschrijft de technische gevolgen van de Franse hervorming voor een PrestaShop-webshop. Het vervangt niet het advies van uw accountant over uw eigen fiscale situatie.