Faturação eletrónica francesa: pôr o PrestaShop em conformidade

Porque é que a sua fatura em PDF não chega

A faturação eletrónica é hoje o tema que mais preocupa quem vende para França: a reforma francesa obriga as empresas a trocar faturas em formato estruturado e abrange qualquer loja PrestaShop que fature clientes em França. E assenta num equívoco muito comum: «já emito faturas em PDF, portanto estou preparado».

Uma fatura eletrónica, no sentido da reforma, não é um PDF. É um documento estruturado, legível por uma máquina, transmitido através de uma plataforma acreditada. O formato mais divulgado em França, o Factur-X, é um PDF/A-3 com um ficheiro XML normalizado incorporado. O PDF continua legível por um humano; é o XML que tem valor de troca.

Ora, o PrestaShop gera as faturas com o PDF/HTMLTemplateInvoice.php, que produz um PDF clássico. Nenhuma versão padrão do PrestaShop produz nativamente um Factur-X.

Os dois regimes que não se devem confundir

É a distinção pior explicada e, ainda assim, a mais estruturante.

As vendas B2B enquadram-se na faturação eletrónica propriamente dita: a fatura tem de passar por uma plataforma acreditada, que a entrega ao comprador e à administração fiscal.

As vendas B2C enquadram-se no e-reporting: não envia uma fatura ao cliente particular, mas tem de declarar periodicamente os dados das transações à administração fiscal.

A grande maioria das lojas PrestaShop vende em B2C, com uma parte de B2B mais ou menos significativa. Na prática, isso significa que a maioria dos comerciantes tem de tratar os dois regimes, com cadeias técnicas diferentes.

O que falta mesmo na sua base de dados

Antes de escolher uma ferramenta, faça o inventário dos dados. A fatura estruturada exige campos que o PrestaShop nem sempre recolhe.

Identificação do comprador profissional. O SIREN ou o SIRET passa a ser central no encaminhamento das faturas B2B. O PrestaShop guarda o número de IVA intracomunitário (vat_number na morada e no cliente), mas não o SIRET. É preciso acrescentar um campo e, sobretudo, torná-lo obrigatório na encomenda para os clientes profissionais.

Distinção B2B / B2C fiável. Muitas lojas identificam um profissional pela simples presença de um nome de empresa. Não chega. É preciso um critério explícito, normalmente assente num grupo de clientes dedicado.

Detalhe do IVA por linha. O XML exige a taxa e o montante de IVA por linha, bem como as menções de isenção quando se aplicam. As lojas que praticam a autoliquidação intracomunitária ou que fazem entregas fora da União têm de confirmar que a menção legal correspondente é corretamente aplicada.

Numeração. A sequência de faturação tem de ser contínua e sem falhas. As lojas que migraram ou que usam vários módulos de faturação têm muitas vezes quebras de sequência a corrigir antes de mais nada.

Os pontos de rutura técnicos

Três configurações bloqueiam sistematicamente a instalação de um conector:

• Uma personalização do HTMLTemplateInvoice. Muito frequente sempre que uma agência retocou a fatura. O conector deixa de encontrar a estrutura esperada.
• Um módulo de faturação de terceiros que substitui por completo a geração nativa. Nesse caso é preciso confirmar se o editor prevê uma evolução; caso contrário, mudar de ferramenta.
• O multiloja, quando várias entidades jurídicas coabitam na mesma instalação. Cada entidade tem de ser ligada separadamente.

O plano de conformidade

1. Auditar os dados existentes. Quantas encomendas B2B, que proporção de clientes profissionais sem número de IVA preenchido, que quebras na sequência de faturação.
2. Escolher a plataforma. É uma decisão tão contabilística como técnica: o seu contabilista e o seu software de contabilidade têm de estar envolvidos. O conector PrestaShop escolhe-se a seguir, não ao contrário.
3. Completar a recolha de dados. Acrescentar o SIRET, consolidar o grupo de clientes profissionais, controlar as taxas de IVA por linha.
4. Limpar as personalizações da faturação que impedem a injeção do XML.
5. Testar com um conjunto de encomendas reais: B2B França, B2C França, B2B intracomunitário, venda fora da União, nota de crédito e reembolso parcial. É nas notas de crédito que falha a maioria das implementações.
6. Prever o arquivo. As faturas estruturadas têm de ser conservadas e recuperáveis durante todo o prazo legal.

O calendário certo

A armadilha clássica é tratar o assunto como um módulo a instalar na véspera do prazo. As correções de dados demoram muito mais tempo do que a ligação técnica: completar SIRET em falta numa base de clientes existente obriga a uma campanha de contacto.

Comece pela auditoria dos dados, mesmo que a escolha da plataforma ainda não esteja fechada. É trabalho útil, seja qual for a solução escolhida.

Se a sua loja ainda corre numa versão antiga, a conformidade é a ocasião para tratar também a questão da versão: veja o nosso artigo sobre o fim de suporte do PrestaShop 8.

Auditar a sua cadeia de faturação

Auditamos os seus dados de faturação, corrigimos os pontos bloqueantes e integramos o conector escolhido. Veja a nossa oferta de gestão de loja online.

Este artigo apresenta as implicações técnicas da reforma francesa para uma loja PrestaShop. Não substitui o parecer do seu contabilista sobre a sua situação fiscal.