Factura electrónica francesa: cómo adaptar su PrestaShop

Por qué su factura PDF actual no basta

La reforma francesa de la factura electrónica es hoy uno de los asuntos que más inquietan a los comerciantes que venden a Francia, y parte de un malentendido muy extendido: «ya emito facturas en PDF, así que estoy preparado».

Una factura electrónica en el sentido de la reforma no es un PDF. Es un documento estructurado, legible por una máquina, transmitido a través de una plataforma homologada. El formato más extendido en Francia, Factur-X, es un PDF/A-3 que lleva incrustado un archivo XML normalizado. El PDF sigue siendo legible para una persona; lo que tiene valor de intercambio es el XML.

Y PrestaShop genera sus facturas con PDF/HTMLTemplateInvoice.php, que produce un PDF corriente. Ninguna versión estándar de PrestaShop produce de forma nativa un Factur-X.

Los dos regímenes que no hay que confundir

Es la distinción peor explicada y, sin embargo, la que más condiciona el trabajo.

Las ventas B2B entran en la facturación electrónica propiamente dicha: la factura debe pasar por una plataforma homologada que la entrega al comprador y a la Administración francesa.

Las ventas B2C entran en el e-reporting: usted no transmite ninguna factura al cliente particular, pero sí debe declarar periódicamente los datos de las transacciones a la Administración.

La inmensa mayoría de las tiendas PrestaShop vende en B2C, con una proporción de B2B mayor o menor. En la práctica, esto significa que casi todos los comerciantes tienen que cubrir los dos regímenes, con cadenas técnicas distintas.

Lo que de verdad falta en su base de datos

Antes de elegir una herramienta, haga inventario de los datos. La factura estructurada exige campos que PrestaShop no siempre recoge.

Identificación del comprador profesional. El SIREN o el SIRET, los identificadores de empresa franceses, pasa a ser la pieza central del enrutamiento de las facturas B2B. PrestaShop guarda el número de IVA intracomunitario (vat_number en la dirección y en el cliente), pero no el SIRET. Hay que añadir un campo y, sobre todo, hacerlo obligatorio en el pedido para los clientes profesionales.

Una distinción B2B / B2C fiable. Muchas tiendas identifican a un profesional por la simple presencia de un nombre de empresa. No basta. Hace falta un criterio explícito, normalmente un grupo de clientes específico.

Detalle del IVA por línea. El XML exige el tipo y el importe de IVA de cada línea, además de las menciones de exención cuando corresponda. Las tiendas que aplican la inversión del sujeto pasivo intracomunitaria o que envían fuera de la Unión deben comprobar que la mención legal correspondiente se traslada correctamente.

Numeración. La serie de facturación debe ser continua y sin huecos. Las tiendas que han migrado o que usan varios módulos de facturación suelen arrastrar saltos de serie que hay que corregir antes que nada.

Los puntos de ruptura técnicos

Tres configuraciones bloquean sistemáticamente la incorporación de un conector:

• Una sobrecarga de HTMLTemplateInvoice. Muy habitual en cuanto una agencia ha personalizado la factura. El conector ya no encuentra la estructura que espera.
• Un módulo de facturación de terceros que sustituye por completo la generación nativa. Hay que comprobar entonces si su editor prevé una evolución; si no, tocará cambiar de herramienta.
• El multitienda, cuando conviven varias entidades jurídicas en una misma instalación. Cada entidad debe conectarse por separado.

El plan de adaptación

1. Auditar los datos existentes. Cuántos pedidos B2B hay, qué proporción de clientes profesionales no tiene número de IVA, qué saltos hay en la serie de facturación.
2. Elegir la plataforma. Es una decisión tan contable como técnica: su asesoría y su software de contabilidad deben participar. El conector de PrestaShop se elige después, no al revés.
3. Completar la recogida de datos. Añadir el SIRET, depurar el grupo de clientes profesionales, revisar los tipos de IVA por línea.
4. Limpiar las sobrecargas de facturación que impiden inyectar el XML.
5. Probar con un juego de pedidos reales: B2B en Francia, B2C en Francia, B2B intracomunitario, venta fuera de la Unión, factura rectificativa y reembolso parcial. Es en las rectificativas donde falla la mayoría de las implantaciones.
6. Prever el archivado. Las facturas estructuradas deben conservarse y poder recuperarse durante todo el plazo legal.

El calendario correcto

La trampa habitual consiste en tratar el asunto como un módulo que se instala la víspera del plazo. Corregir los datos lleva mucho más tiempo que el enganche técnico: completar los SIRET que faltan en una base de clientes existente exige una campaña de contacto.

Empiece por la auditoría de datos, aunque todavía no haya cerrado la elección de plataforma. Es trabajo útil sea cual sea la solución final.

Si su tienda sigue funcionando con una versión antigua, la adaptación será una buena ocasión para resolver también la cuestión de la versión: lea nuestro artículo sobre el fin de soporte de PrestaShop 8.

Audite su cadena de facturación

Auditamos sus datos de facturación, corregimos los puntos bloqueantes e integramos el conector elegido. Consulte nuestra oferta de gestión de tienda online.

Este artículo expone las implicaciones técnicas de la reforma francesa para una tienda PrestaShop. No sustituye la opinión de su asesor fiscal sobre su situación concreta.